Conditions générales de vente

Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales de vente (CGV) s’appliquent à toutes les prestations vendues par Runflow, dont l’identité figure dans les mentions légales du site runflow.solutions : sites internet (formules, packs, finitions et options), Runflow Care, accompagnement (Flows) et prestations liées.

Elles s’adressent à des clients professionnels. Elles complètent le devis accepté par le client ; en cas de contradiction, le devis l’emporte.

Devis, commande et acceptation

Toute prestation fait l’objet d’un devis établi par Runflow, dans le portail client ou sous forme de proposition envoyée en ligne. Le devis est valable jusqu’à la date qu’il indique (30 jours en général).

Le client accepte le devis de l’une des façons suivantes, chacune valant commande : dans son espace client, où seuls le propriétaire et les responsables de l’espace peuvent accepter ; sur la page d’accord en ligne dont le lien lui a été envoyé, sans compte, en indiquant son nom, sa fonction et son adresse e-mail ; par signature électronique, quand Runflow la demande (notamment pour un devis avec engagement), avec un code à usage unique envoyé par SMS.

Dans tous les cas, la personne coche la case d’acceptation des conditions du devis et des présentes CGV, et déclare avoir le pouvoir d’engager l’entreprise. L’accord est enregistré avec son nom, la date et l’heure, la version du devis, la version des CGV acceptées, une partie de son adresse IP et une empreinte du contenu accepté. Les parties reconnaissent à cet accord électronique la valeur d’une acceptation écrite (articles 1366 et 1367 du Code civil).

Une proposition acceptée en ligne est reprise dans l’espace client aux mêmes prix et conditions ; le paiement en ligne s’y fait sous les mêmes CGV.

L’essai gratuit en ligne (test de 2 minutes) et le diagnostic offert n’engagent pas le client et ne valent pas commande.

Prix et TVA

Les prix sont indiqués en euros, nets de taxes : TVA non applicable, article 293 B du code général des impôts.

Les prix sont ceux du devis accepté. Un prix « à partir de » est un prix plancher : le montant définitif figure dans le devis, établi après l’audit pour les Flows (la Runflow Map vaut devis).

Le prix d’un abonnement peut être révisé une fois par an, à sa date anniversaire, après une information du client au moins 30 jours avant : le client qui refuse la révision peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur, même pendant l’engagement.

Paiement en 1 ou 3 fois

Le paiement se fait en ligne par carte ou par prélèvement SEPA (Stripe), par virement bancaire sur le compte de Runflow avec la référence indiquée, ou selon les modalités du devis.

Formules et packs : la mise en place se règle en une fois, ou en 3 fois sans frais avec les 3 premières échéances mensuelles (trois parts égales au centime près).

Flows : un acompte de 40 % du prix indiqué au devis initial, à son acceptation ; le solde, soit le prix fixé par la Runflow Map moins l’acompte, à la clôture de l’audit final (article 10). Flow Start peut aussi se régler en 3 fois sans frais, une échéance par mois.

Un abonnement est prélevé chaque mois à sa date anniversaire. Une échéance impayée est représentée ; faute de régularisation, Runflow peut suspendre le service après en avoir prévenu le client.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités au taux de trois fois le taux d’intérêt légal, et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (articles L441-10 et D441-5 du code de commerce). Aucun escompte n’est accordé pour un paiement anticipé.

Engagement, durée et préavis

Les formules et les packs sont souscrits pour un engagement de 12 mois à compter de la mise en ligne, puis se poursuivent au mois.

Les options et le Suivi Flow sont sans engagement : leur mise en place se règle à la commande, puis leur abonnement se poursuit au mois.

Un abonnement sans engagement, ou dont l’engagement est terminé, se résilie à tout moment depuis le portail, avec un préavis de 30 jours ; le service s’arrête à la fin de la période déjà réglée.

Une résiliation pendant l’engagement ne dispense pas des échéances restantes, sauf dans le cas de la clause des 60 jours (article 6).

Clause des 60 jours

Un bilan est fait 30 jours après la mise en ligne. Si ce bilan relève que le site n’est pas conforme au devis, le client peut résilier son abonnement sans attendre la fin de l’engagement, jusqu’au 60e jour après la mise en ligne, depuis le portail (« Résilier »).

Aucune nouvelle échéance n’est alors prélevée : le service s’arrête à la fin de la période déjà réglée. Le reste d’une mise en place réglée en plusieurs fois n’est pas dû.

Garantie de déploiement

Sites : le site est mis en ligne au plus tard 10 jours ouvrés après la réception du kit de démarrage complet (contenus, accès et validations demandés dans le portail). À défaut, le montant de la mise en place est remboursé.

Flows : chaque priorité porte un critère de réussite fixé à l’audit initial (flux opérationnel, utilisé et mesuré). Si un critère n’est pas atteint à l’audit final, Runflow poursuit le travail sans supplément de prix, et la part du solde liée à cette priorité n’est due qu’une fois le critère atteint ; si ce n’est pas possible dans les 60 jours suivant l’audit final, la part du prix correspondant à cette priorité est remboursée.

C’est la seule garantie de Runflow. Aucune garantie de chiffre d’affaires, de nombre de demandes, de clients ou de positionnement n’est donnée : les gains sont mesurés et rapportés, jamais garantis.

Runflow Care

Runflow Care couvre l’hébergement, la maintenance, la sécurité et le suivi, en six paliers (Standard, Pro, Premium, Veille, Pilotage, Partenaire). Le contenu de chaque palier est celui du catalogue au jour du devis.

Un espace client n’a qu’un seul Runflow Care : quand deux paliers coexistent, le plus haut s’applique et remplace l’autre, qui n’est plus dû à partir de sa prochaine échéance.

Les paliers Veille, Pilotage et Partenaire sont souscrits pour un engagement de 3 mois, puis se poursuivent au mois. Runflow Care Standard est inclus dans chaque formule.

Obligations du client

Le client fournit à temps les contenus, accès et validations nécessaires, et garantit disposer des droits sur les contenus qu’il transmet (textes, images, marques). Les délais courent à partir de la réception du kit complet.

Accompagnement (Flows)

Les Flows sont des prestations d’accompagnement en automatisation ; Flow Start en est la formule d’entrée. Un Flow commence par un audit initial : entretien, analyse des outils et des flux de travail, mesure de départ. Il aboutit à la Runflow Map, qui fixe les priorités retenues, le critère de réussite de chacune (article 7) et le prix définitif. La Map vaut devis : le travail sur les priorités ne commence qu’après son acceptation, dans les formes de l’article 2.

Le devis initial indique le prix de l’audit. Si le client n’accepte pas la Map, le contrat prend fin à ce stade : Runflow conserve ce prix, dans la limite de l’acompte, remet la Map au client et rembourse le reste de l’acompte dans les 30 jours.

L’audit final reprend la grille de l’audit initial et mesure chaque critère de réussite, preuves à l’appui. Il ouvre le règlement du solde (article 4), sous réserve de la garantie (article 7). Le client peut ensuite souscrire un Suivi Flow, abonnement mensuel de suivi de ses flux (article 5).

Les outils tiers nécessaires à un Flow (logiciels, services en ligne, modèles d’IA, envois de SMS ou d’e-mails) sont ouverts au nom du client quand c’est possible. Leurs abonnements et leurs consommations sont à sa charge, sauf s’ils sont compris dans le devis ou dans un quota du catalogue.

Intelligence artificielle

Runflow utilise des outils d’intelligence artificielle (IA) pour préparer une partie de son travail : brouillons de textes et de visuels, comptes rendus de réunion, résumés et projets de réponse. L’équipe relit ces productions avant tout envoi ou toute publication. Les règles suivies sont décrites sur la page « Usage de l’IA » du site runflow.solutions.

Quand une prestation comprend un système d’IA mis à la disposition du client ou de ses propres clients (assistant, chatbot, automatisation qui rédige ou répond), Runflow le configure, conformément à l’article 50 du règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle, pour qu’il indique être une IA dès le premier échange et, quand l’outil le permet, pour que ses contenus générés soient marqués comme tels. Le client, qui utilise ce système pour son activité, s’engage à ne pas retirer ni masquer ces mentions, et à signaler comme générés par l’IA les hypertrucages et les textes publiés pour informer le public sans relecture humaine.

Runflow configure ces systèmes pour qu’ils ne prennent aucun engagement : prix, devis, remises, délais et décisions restent validés par une personne. Leurs réponses peuvent néanmoins contenir des erreurs. Le client fournit et tient à jour les informations de référence du système (offres, prix, horaires, règles) ; Runflow est tenu à leur égard d’une obligation de moyens (article 14).

Le client ne confie pas à un système d’IA de données sensibles (santé, coordonnées bancaires, mots de passe, opinions) sans l’accord écrit de Runflow. Les données traitées par l’IA le sont selon l’article 15.

Les quotas d’usage d’un système d’IA (nombre de questions ou de contenus par mois) sont ceux du catalogue au jour du devis ; au-delà, Runflow propose un devis complémentaire.

Fin du contrat : tout est remis

À la fin du contrat, quelle qu’en soit la cause, Runflow remet au client ce qui lui appartient : nom de domaine, contenus, fichiers et export du site, données de ses formulaires, automatisations et paramétrages créés pour lui (export des flux et de leurs réglages), et accès aux outils créés à son nom. La remise se fait dans les 30 jours suivant la demande. Le nom de domaine et les données du client lui sont remis dans tous les cas ; les autres éléments, une fois réglées les sommes exigibles qui s’y rapportent.

Les services exploités par Runflow pour le client (hébergement, maintenance, automatisations, assistant) s’arrêtent à la fin du contrat. Les licences et abonnements de tiers ne sont pas cédés : le client les reprend à son nom auprès de leur éditeur s’il souhaite continuer à les utiliser.

Runflow conserve ses outils, méthodes et composants génériques, réutilisables d’un client à l’autre. Le client reçoit le droit de les utiliser, sans limite de durée, dans ce qui lui est remis et pour les besoins de son entreprise.

Parrainage

Quand le programme est ouvert, un client qui recommande Runflow à une entreprise qui souscrit reçoit 1 mois d’abonnement offert, et l’entreprise parrainée aussi. Les modalités sont précisées dans le portail.

Responsabilité

Sauf pour les engagements de l’article 7, Runflow est tenu d’une obligation de moyens. Sa responsabilité est limitée aux dommages directs et au montant payé par le client au titre de la prestation en cause sur les 12 derniers mois. Ce plafond ne s’applique pas en cas de faute lourde ou intentionnelle.

Données personnelles

Les données personnelles que Runflow traite pour son propre compte (clients, prospects, utilisateurs du portail) le sont comme le décrit la page Confidentialité du site runflow.solutions.

Pour les données personnelles que Runflow traite pour le compte du client dans le cadre des prestations (formulaires et réservations du site, newsletter, messages reçus, flux automatisés, assistant IA), le client est responsable du traitement et Runflow est son sous-traitant, au sens de l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). L’objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, ainsi que les catégories de données et de personnes concernées, sont ceux de la prestation décrite au devis.

À ce titre, Runflow : traite ces données uniquement sur instruction documentée du client, y compris pour un transfert hors de l’Union européenne, et l’informe si une instruction lui paraît contraire au RGPD ; soumet les personnes autorisées à y accéder à une obligation de confidentialité ; met en œuvre des mesures de sécurité conformes à l’article 32 du RGPD ; aide le client à répondre aux demandes des personnes concernées et à remplir ses obligations des articles 32 à 36 du RGPD (sécurité, violations de données, analyse d’impact) ; lui notifie toute violation de données dans les meilleurs délais ; à la fin des prestations, supprime les données ou les rend au client, au choix de celui-ci, et en détruit les copies, sauf obligation légale de les conserver ; met à sa disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permet des audits, y compris des inspections menées par le client ou par un auditeur qu’il mandate.

Le client autorise Runflow à faire appel à d’autres sous-traitants, dont la liste lui est communiquée sur demande. Runflow l’informe de tout ajout ou remplacement au moins 15 jours avant ; le client peut s’y opposer dans ce délai pour un motif fondé et, à défaut d’accord, résilier sans frais la prestation concernée. Runflow impose à ces sous-traitants les mêmes obligations et reste pleinement responsable envers le client de leur respect.

Le client garantit disposer d’une base légale pour ces traitements et en informer les personnes concernées.

Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties cherchent d’abord une solution amiable ; à défaut, et si le client est commerçant, le tribunal compétent est celui du siège de Runflow.